Effizientes Druckermanagement – Mehr Produktivität, weniger Kosten

Wenn es um Druckermanagement geht, können Kosten entstehen, die leicht unterschätzt werden. Unternehmen, in denen täglich viel gedruckt wird, sollten sich daher mit der Optimierung ihrer Druckerflotten auseinandersetzen. Mit den richtigen Vorgehensweisen und effektivem Gerätemanagement können die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens, das Arbeitsklima und der aktive Umweltschutz sichtlich verbessert werden.

In Unternehmen und Organisationen kann es ab einer gewissen Zahl von Office-Druckern zu Problemen kommen. Eine fehlende Organisation der vorhandenen Laserprinter, Tintenstrahldrucker und Multifunktionsgeräte kann dazu führen, dass je nach Funktion, Standort oder Leistung manche Geräte stark genutzt werden, während andere größtenteils herumstehen und Strom fressen. Ungleichmäßige Auslastungen können zu langen Warteschlangen an der einen und ausgetrockneten Patronen an der anderen Stelle führen. Das hat sowohl Auswirkungen auf die Produktivität als auch auf die Betriebskosten. Neben den Anschaffungskosten entstehen regelmäßige Ausgaben für Verbrauchsmaterialien wie Papier und Tinte, Aufwendungen für Logistik und Wartung und schließlich auch Entsorgungskosten. Es gibt allerdings effektive Möglichkeiten, die unternehmenseigene Druckerflotte zu managen, Kosten und verbundenen Arbeitsaufwand im Auge zu behalten und so langfristig und stetig Ausgaben zu senken.

Welche Vorteile hat ein optimal verwalteter Park von Office-Druckern?

Wenn es um Unternehmensausgaben geht, werden die laufenden Kosten für Drucker und der damit einhergehende Arbeitsaufwand leicht unterschätzt. Unterschiedliche Studien haben ergeben, dass Unternehmen weit mehr Geld als notwendig für Druckkosten ausgeben. Mit sorgfältiger Planung und einem auf Kostenoptimierung ausgelegten System können solche Ausgaben mittel- und langfristig gesenkt werden.

Häufiges Druckaufkommen ist auch ein Produktivitätsfaktor für das Unternehmen. Dokumente zum richtigen Zeitpunkt an den richtigen Standort zu bringen ist oft essenziell für einen optimalen Arbeitsfluss. Ineffiziente Office-Drucker älteren Jahrgangs, die nicht regelmäßig gewartet werden, können bei Aussetzern leicht für unnötigen Stress und Überstunden sorgen. Jeder kennt wohl aus eigener Erfahrung die Frustration, die aufkommt, wenn ein Drucker nicht dann funktioniert, wenn es drauf ankommt – beispielsweise vor einer wichtigen Kundenpräsentation. Durch Monitoring mit einer Flottenmanagement-Software wird rechtzeitig gewarnt, wenn Wartung erforderlich ist, was für weniger Unterbrechungen im Arbeitsablauf sorgt. Zusätzlich werden so die Laufzeiten der Geräte verlängert.

Ebenfalls betroffen von einem fehlenden Druckermanagement ist die IT-Abteilung. Oft müssen sich IT-Manager wie Netzwerkadministratoren im Notfall um mechanische Druckerprobleme kümmern, wobei notwendige andere Arbeiten vernachlässigt werden. Eine gut implementierte Druckerstrategie kann hier wertvolle Ressourcen einsparen.

Hoher Strom- und Papierverbrauch schadet Unternehmen und Umwelt

Office-Drucker gehören zu den größten Stromverbrauchern in heutigen Büros. Sie müssen den ganzen Arbeitstag betriebsbereit sein und hinzu kommt, dass beim Auftragen von Toner auf Papier viel Hitze erzeugt werden muss. Dies lässt sich trotz zunehmender Digitalisierung nicht vermeiden, aber dennoch sollte neben den reinen Stromkosten auch der Einfluss auf die Umwelt nicht außer Acht gelassen werden.

Viele Büroangestellte machen sich nur sehr wenig bis gar keine Gedanken darüber, wie viel Papier und Energie sie auf der Arbeit verbrauchen. Laut einer Studie des Meinungsforschungsinstitut Ipsos werden europaweit ca. 31 Seiten pro Mitarbeiter und Tag gedruckt; deutlich zu viel, wenn man bedenkt, wie viele Dokumente sich eigentlich auch auf dem Bildschirm lesen lassen. Innerhalb Europas sind es ausgerechnet die Deutschen, die den höchsten Verbrauch an Druckerpapier haben. Und: der pro Kopf Verbrauch steigt, je größer das Unternehmen ist. Umso wichtiger also, bei einem wachsenden Druckaufkommen genau auf den Verbrauch zu achten.

Wie arbeite ich eine Strategie für meine Flotte von Office-Druckern aus?

Bevor neue Geräte und eine neue Infrastruktur angeschafft werden, ist es wichtig, sich einen möglichst genauen Überblick über die unternehmenseigene Druckersituation zu verschaffen. Einige Fragen, die man sich als erstes stellen sollte, sind:

• Wie viele Geräte sind in Betrieb?
• Von welchen Herstellern stammen sie und in welchem Zustand sind sie?
• Gibt es Geräte, die dringend ausgetauscht werden sollten oder solche, die eigentlich überflüssig sind?
• Welche Mengen werden pro Woche oder pro Monat gedruckt?
• Lassen sich Häufigkeitsmuster erkennen, beispielsweise Schlangen vor einem Office-Drucker zu bestimmten Zeiten?
• Wie hoch belaufen sich die Gesamtkosten über einen festgelegten Zeitraum?

Diese Fragen lassen sich nicht an einem Tag beantworten und besonders, wenn es um regelmäßige Nutzung und Verbrauch geht, sollte eine Druckermanagement-Software eingesetzt werden. Sobald Einsichten gewonnen wurden, kann man sich überlegen, ob und wie die Verwaltung der Drucker ausgelagert werden kann. So können Druckerauslastungen optimiert, wichtige Ressourcen freigestellt und Kosten reduziert werden.

Nicht zu unterschätzen ist auch die Kommunikation mit den Mitarbeitern. So könnten im Zuge einer neuen Druckerstrategie Unterweisungen stattfinden, die die Mitarbeiter für einen bewussteren Materialverbrauch sensibilisieren.

Die Optimierung der Office-Drucker ist ein andauernder Prozess. Mit Softwareunterstützung ist es empfehlenswert, regelmäßig Benutzung und Verbrauch zu überprüfen, Feedback von der Belegschaft einfließen zu lassen und Optimierungen zu implementieren. Hier sollte mittelfristig auf eine Standardisierung, also auf einen bestimmten Hersteller gesetzt werden. Dies erleichtert nicht nur die Wartung, auch die Beschaffung der Verbrauchsmaterialien wird so vereinfacht.

Wie funktioniert automatisiertes Druckermanagement?

Durch effektives Management und eine optimierte Auslastung der unternehmenseigenen Office-Drucker lassen sich Kosten und Ressourcen einsparen. So wird beispielsweise sichergestellt, dass alle Geräte gleichmäßig ausgelastet sind, Wartezeiten minimiert werden und immer genügend Verbrauchsmaterialien vorhanden sind. Außerdem werden Aufwendungen für Lager und Logistik reduziert.

Bei dem automatisierten Druckermanagement werden sämtliche Office-Drucker mit einem externen Server beziehungsweise einer Server-Software verbunden. Das funktioniert auch mit Geräten verschiedener Hersteller. So werden Daten über Aktivität und Verbrauch gesammelt. Diese Daten werden dann sicher über das Internet an das externe Daten- bzw. Logistikzentrum gesendet, wo sie ausgewertet werden. Der für das Druckermanagement verantwortliche Mitarbeiter kann dann auf seinem Desktop, auf einem Webportal oder auf übermittelten Dokumenten die Berichte sichten.

Die genauen Leistungen eines automatisierten, intelligenten Druckermanagements sind vielfältig und von Anbieter zu Anbieter unterschiedlich. Grundsätzlich gibt es einen Überblick über den Verbrauch von Strom und Materialien. Zählerstände werden automatisch abgelesen und übermittelt. Fehlermeldungen einzelner Geräte werden direkt an ein Support-Team weitergeleitet, genau wie anstehende Wechsel von Verbrauchsmaterialien. Sobald Papier- oder Tintenvorräte zur Neige gehen, werden automatisch Bestellungen vorgenommen. Auch die Verwaltung des Verbrauchsmaterial-Lagers kann übernommen werden. In individuell einstellbaren Zeitabständen werden Seitenzählerstände und der Verbrauch pro Gerät angezeigt. So werden Transparenz und folglich auch Effizienz gesteigert.

Auch bei Energie- und Umweltfragen kann ein Flottenmanagement hilfreich sein. Leistung und Verbrauch lassen sich auf Wunsch auch aus ökologischer Sicht anzeigen. Der Blick auf die eigene CO2-Bilanz und die Möglichkeiten zur Einsparung lässt ein besseres Umweltbewusstsein im Unternehmen entstehen.

Wie sicher sind die Unternehmensdaten beim automatischen Gerätemanagement?

Egal ob in kleinen, mittleren oder großen Unternehmen: Die Frage nach der Datensicherheit ist begründet, gerade wenn es um vertrauliche Dokumente geht, die ausgedruckt, gescannt oder kopiert werden. Bei der Suche nach einem Anbieter von automatischem Gerätemanagement ist es daher wichtig, auf sichere Erfassung und Übertragung der Daten zu achten. Bei der Übermittlung über das Internet sollte in jedem Falle auf die Nutzung von HTTPS und wechselseitige Authentifizierung per SSL geachtet werden. Auch auf eine unternehmenseigene Firewall sollte Wert gelegt werden.

Eine softwaregestützte Optimierung der Office-Drucker ist übrigens nicht nur empfehlenswert für Großunternehmen mit vielen Geräten. Auch kleine Firmen profitieren von einem Monitoring, denn selbst ein Drucker, der oft genutzt wird, generiert Kosten, die mit Hilfe genauer Analysen gesenkt werden können.

Sie benötigen Unterstützung bei der Optimierung Ihrer Druckerflotte? – Dann melden Sie sich bei uns!

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