Fit für die GoBD

Fit für die GoBD

Steuerpflichtige müssen sich an die GoBD des Bundesfinanzministeriums halten: die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Wichtig sind ein guter Dokumentenscanner und eine rechtssichere Archivierung.

Darauf müssen Sie für eine GoBD-konformen Archivierung achten

• Zeitnahes Scannen
  Belege in Papierform sollten Sie unmittelbar nach dem Eingang scannen und speichern, um einen möglichen Verlust oder Manipulation auszuschließen.
• Unveränderbarkeit
  Sie müssen sicherstellen, dass die archivierten Daten und Dokumente nicht mehr verändert werden. Das können Sie sowohl hardwareseitig, softwareseitig als auch organisatorisch tun, zum Beispiel durch unveränderbare und fälschungssichere Datenträger, Versionierung oder Zugriffsberechtigungskonzepte.
• Indexierung
  Alle Dokumente, die Sie archivieren, müssen Sie mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index versehen, sodass sie unter diesem Index verwaltet und recherchiert werden können.
• Lesbarkeit und Auswertbarkeit
  Das Format für die Archivierung ist frei wählbar. Die archivierten Objekte müssen aber lesbar und maschinell auswertbar sein.
• Dokumentation
  Sie müssen das elektronische Archivierungsverfahren in einer Verfahrensdokumentation beschreiben, aus der hervorgeht, wie die GoBD umgesetzt wurden.

Welcher Scanner ist der richtige?

Die Wahl des Scanners hängt immer von den individuellen Anforderungen ab, zum Beispiel wo Sie die gescannten Dokumente archivieren und wie Sie sie weiterverarbeiten möchten.

Für kleine Betriebe, genügt meist ein Scanner, der die Daten in einem Hot Folder speichert, aus dem sie zum Beispiel an das DATEV-System übergeben werden können.

Dafür eignen sich die Geräte aus der Fujitsu ScanSnap-Serie.

Möchten Sie dagegen ein Archiv- oder Dokumentenmanagementsystem anbinden und einen TR-Resiscan-konformen Prozess etablieren, benötigen Sie einen Scanner mit ISIS-Schnittstelle wie die Geräte der Fujitsu fi Series und der SP Series.

tps://www.bsi.bund.de/SharedDocs/Downloads/DE/BSI/Publikationen/TechnischeRichtlinien/TR03138/TR-03138-Flyer.pdf?__blob=publicationFile&v=1

Eine Auswahl an Scannern haben wir hier für Sie zusammengestellt.