Kluge Investition in neue Office-Drucker: Technisch vorne bleiben zahlt sich aus

Bei den ständig wechselnden Herausforderungen, denen sich Unternehmen heute gegenübersehen, ist es wichtig, bei der Bürotechnik auf dem neuesten Stand zu sein. Dazu gehören nicht nur Rechner und Server, sondern auch unerlässliche Endgeräte wie Drucker. Investitionen in einen einheitlichen Druckerpark können langfristig die Effizienz steigern und Kosten senken. Wer sich zu lange auf unzeitgemäße Technik verlässt, muss damit rechnen, irgendwann überholt zu werden. Aber was genau sind die Vorteile von Investitionen in Office-Drucker und wann ist der beste Zeitpunkt dafür?

Wer über einen längeren Zeitraum immer das Gleiche tut, wird immer zu den gleichen Ergebnissen kommen. Soweit, so gut – allerdings ist dies innerhalb eines Sektors, der einem ständigen Wandel unterworfen ist, fatal. Das Bauen auf Technik, die nach und nach veraltet, wird über kurz oder lang zu schlechteren Ergebnissen führen.

Es hilft, sich bei der Frage nach Neuerungen die IT-Technik als Motor vorzustellen, der das Unternehmen am Laufen hält. Durch sie werden die meisten Dienstleistungen vollbracht, Planung, Herstellung und Distribution sind ohne sie undenkbar. Drucker nehmen hier eine Rolle ein, die leicht unterschätzt wird. Nicht nur Firmen, die primär Druckerzeugnisse produzieren, benötigen einen zuverlässigen Workflow, wenn es zum Beispiel um Ausdrucke für Kunden geht. Office-Drucker sind ein wesentlicher Teil der IT-Infrastruktur und somit potenzielle Schwachstellen, wenn sie veraltet und fehleranfällig sind. Eine einheitliche und moderne Druckerflotte sorgt nicht nur für Effizienz, sondern auch für Sicherheit beim Datenschutz.

Direkte Ergebnisse der Investition

Die meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen geben sich damit zufrieden, wenn die Papiere beim nächsten Meeting schnell und problemlos vorliegen. Wenn es allerdings zu einem Ausfall kommt, wird schnell deutlich, wie essenziell der Drucker für die tägliche Arbeit ist. In so einem Fall ist oft keine Zeit, um sich eine optimale Druckerstrategie zurechtzulegen und es wird Hals über Kopf das erstbeste und womöglich auch günstigste Gerät bestellt, damit der Workflow schnell wiederhergestellt werden kann.

Dabei kann eine vorausschauende Planung und wohlüberlegte Investition in einen einheitlichen Gerätepark viele direkte und langfristige Vorteile haben. Einfache Drucker können durch Multifunktionsgeräte ausgetauscht werden, die dabei helfen, Daten schneller und müheloser zu verarbeiten. Ein Gerät, das drucken, scannen, kopieren und E-Mails verschicken kann und das alte Faxgerät überflüssig macht, spart Platz und schafft Komfort. Mit der richtigen Software lassen sich mit diesen Alleskönnern inzwischen auch Präsentationen und Hand-Outs direkt bearbeiten.

Zeitersparnis und Effizienzgewinn

Da immer mehr Arbeit auf mobilen Geräten verrichtet wird, ist es gut, auf einen Drucker zu setzen, der sich auch von Smartphone und Tablet steuern lässt. Wenn beispielsweise ein Dokument, das per E-Mail auf dem Handy empfangen wurde, nicht mehr über den PC abgerufen, sondern direkt kabellos an den Drucker gesendet werden kann, wird wertvolle Zeit gespart.

Der Fortschritt macht auch bei der Druckertechnik nicht halt. So haben neue, hochwertige Geräte ein wesentlich geringeres Risiko, in einen Papierstau zu geraten, und auch die Frequenz, mit der die bedruckten Seiten ausgegeben werden, ist wesentlich höher.

Sicherheitsrisiken durch veraltete Technik

Office-Drucker sind integrale Bestandteile des Unternehmensnetzwerks. Wenn es um Datenschutzmaßnahmen geht, werden diese allerdings gerne übersehen. Gerade ältere Modelle sind nicht mehr auf dem neuesten Sicherheitsstandard und können zu Schwachstellen werden. Wenn sie über das Internet gehackt werden, können interne Dokumente ausgelesen, Systemeinstellungen verändert oder Daten gelöscht werden. Auch hier rüsten Unternehmen oft erst auf, nachdem der Schaden schon angerichtet ist.

Langfristige Vorteile von Investitionen in Bürotechnik

Verbesserter Workflow, mehr Funktionalität und Sicherheit: Eine Investition in aktuelle Druckertechnologie hat viele unmittelbar sichtbare Vorteile. Aber auch auf langfristige Sicht ist eine Modernisierung lohnenswert. Neue Drucker sind wesentlich energieeffizienter als alte Modelle, sparen Stromkosten und schonen dabei die Umwelt.

Auch wenn es um die Minimierung von Wartungskosten geht, ist es ratsam, auf möglichst neue IT-Technik zu setzen. Geräte von verschiedenen Herstellern haben unterschiedliche Anforderungen an Druckermaterialien. Bei einer einheitlichen Geräteflotte ist nicht nur die Wartung einfacher, es lässt sich auch leichter kalkulieren, was die Anschaffung von Verbrauchs- und Ersatzteilen angeht. Die hauseigenen ITler und Administratoren werden es dem Unternehmen danken, da dies weniger stressige Wartungsarbeit und gleichzeitig mehr Ressourcen für innovative Entwicklungen bedeutet.

Wettbewerbssicherheit

Eine regelmäßige Investition in aktuelle Digitalisierung sichert die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Wer nicht aufrüstet, läuft Gefahr, bei aktuellen Trends hinterher zu hinken. Cloud-Computing, Industrie 4.0 – also die Verzahnung von industrieller Produktion mit moderner Informationstechnik – und Entwicklungen im Big Data Bereich sind nur einige Beispiele aus den letzten Jahren.

Ein Blick Richtung Wettbewerber kann bei der Planung neuer Investitionen niemals verkehrt sein. Welche Technologien werden im entsprechenden Sektor gerade eingesetzt? Welche Trends lassen sich ermitteln? Welche Technologieprovider werden bevorzugt und welche Probleme treten eventuell auf? Durch die Analyse des Marktumfelds lässt sich lernen, wo man eine bestimmte Technologie eventuell besser implementieren kann und welche Lösungen am besten zum eigenen Unternehmen passen.

Der richtige Zeitpunkt für Investitionen in Office-Drucker

Die Entscheidung, wann ein Upgrade für Drucker und andere Technologien ansteht, ist nicht immer einfach. Kosten für Geräte können je nach Jahreszeit variieren, sodass es ratsam ist, den Zeitpunkt einer Investition nach gründlicher Evaluierung der momentanen Anforderungen und des Budgets zu wählen. Für manche Unternehmen kann der Sommer beispielsweise ein guter Zeitpunkt sein um aufzurüsten, wenn dann das Geschäft langsamer läuft und Zeit für Implementierungen und Training vorhanden ist.

Viele Ereignisse im Laufe eines Geschäftsjahres bieten Gelegenheiten für die Modernisierung der Bürotechnik. Beispielsweise ein struktureller Neuanfang, wie die Fusion mit einem anderen Unternehmen, der Umstieg auf ein neues Geschäftsmodell oder ein Umbruch beim Personal. Ein Umzug in neue Räumlichkeiten ist ebenso ein idealer Anlass.

Wann rüsten Sie auf?

Es gibt gute Gründe für Investitionen in neue IT und Druckertechnik. Eine wohlüberlegte Anschaffung neuer Office-Geräte schafft ein besseres Arbeitsklima und einen effizienteren Output. Langfristig werden durch hochwertige Anschaffungen Kosten gespart und die Umwelt geschont. Bei einem Aussitzen von technologischen Trends droht hingegen der Rückfall im Wettbewerb. Den idealen Zeitpunkt für eine Investition muss jedes Unternehmen für sich selbst bestimmen. Planung und Evaluation sollte man allerdings nicht auf die lange Bank schieben.

Fotoquelle Titelbild: © Fotolia / Syda Productions