Chaos vermeiden durch nachhaltiges Output Management © Fotolia/Syda Productions

Wie Sie durch nachhaltiges Output-Management Kosten sparen

Papierloses Büro? Schön wärs! Aber bisher weit gefehlt – denn Internet und Email haben die Flut von Dokumenten, die ausgedruckt werden, nicht etwa reduziert, sondern immens erhöht. Sie denken, dass die paar Cent pro ausgedruckter Seite nicht ins Gewicht fallen? Tatsächlich aber geben deutsche Unternehmen jährlich etwa 34 Milliarden für das Drucken und Vervielfältigen ihrer Dokumente aus. Drucker, Toner und Papier nehmen also einen erheblichen Posten in Ihrem Gesamtbudget ein, dazu kommt der ökologische Aspekt, Stichwort CO2-Fußabdruck. Und bei all diesen Überlegungen kommt der Begriff des Output-Managements ins Spiel. Wie Sie damit Kosten sparen und auch noch die Umwelt schonen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Was versteht man unter Output-Management?

Im Grunde geht es beim Output Management um Druckkostenoptimierung. Deshalb versteht man darunter alle Prozesse rund um das Erstellen, Generieren, Verteilen und Archivieren von elektronischen oder physisch vorliegenden Dokumenten. Output-Management will nicht nur Druckkosten einsparen, sondern beispielsweise auch Transparenz in die einzelnen Arbeitsschritte bringen, Lagerraum optimieren, Überschussproduktion von Papier vermeiden und die Druckqualität erhöhen. Wie Sie durch cleveres Managen von unternehmensinternen Dokumenten Ihre Kosten optimieren und auch Einsparpotential für Energieressourcen realisieren, verraten wir Ihnen mit diesen fünf Tipps.

Optimieren Sie Ihre Prozesse

Hier geht es um die konkrete Umsetzung des Output-Managements. Machen Sie sich Gedanken – genügen Ihre internen Ressourcen, um diese Aufgabe zu übernehmen oder sollten Sie outsourcen? Sie müssen ja nicht gleich Ihr komplettes Druck-Management an einen externen Dienstleister vergeben, sondern können beispielsweise die Verwaltung nach der Implementierung durch einen externen Spezialisten selbst übernehmen. Als Faustregel gilt: Je standardisierter die Abläufe im Unternehmen sind und je größer das Dokumentenvolumen ist, desto größer ist der Gewinn durch komplettes Outsourcing.
Wichtig ist auf jeden Fall, dass alle Output-Prozesse klar, effizient und transparent ablaufen, beispielsweise mit einer vereinheitlichten Druckinfrastruktur: Wenn vom Drucken bis hin zur Wartung und Archivierung alles in einem (internen oder externen) Zentrum zusammenläuft, spart dies Kosten und erhöht zugleich die Qualität der Druckerzeugnisse. Werden gleichzeitig auch noch sämtliche Daten, die die Output-Management-Systeme liefern, permanent überwacht, können Kapazitäten optimal verteilt und Störungen unmittelbar behoben werden. Auch der Bedarf an Verbrauchsmaterialien lässt sich dadurch gut prognostizieren. Allein mit diesen Maßnahmen können Sie zehn bis 30 Prozent Kosten einsparen.

Seien Sie clever bei der Geräteauswahl

In vielen Unternehmen werden Drucker, Scanner und Multifunktionsgeräte immer noch ohne Konzept gekauft. Ist der Druckerpark ein wilder Mix, erschwert das die Wartung und macht unzählige Vorratsstapel an Tinte, Papier und Toner nötig. Viel sinnvoller ist es, wenn Sie sämtliche Geräte vom gleichen Hersteller beziehen. Das vereinfacht Support und Wartung und spart Kosten bei den Verbrauchsmaterialien. Bei der Geräteauswahl empfiehlt sich die Wahl der neuesten PageWide-Technologie. Dabei wird der Druckkopf nicht über das Papier bewegt, sondern das Papier durch den Drucker gezogen, der die Tinte über die ganze Seite verteilt. Dies reduziert die Energiebilanz der Geräte und dadurch die Stromkosten. Da die Tintenpatronen länger halten, wird auch weniger Verpackungsmüll produziert, die Kosten pro gedruckter Seite sinken ebenfalls. Empfehlenswert in puncto Nachhaltigkeit ist es auch, beim Kauf nicht nur auf die Energiebilanz und die Technologie zu achten, sondern auch auf bestimmte Siegel wie den Blauen Engel oder den Energy Star – sie liefern gesicherte Transparenz hinsichtlich der ökologischen Aspekte von Output-Management-Geräten.

Setzen Sie auf Qualität

Tinte und Toner vom Original-Hersteller sind kostspielige Anschaffungen, das weiß jeder. Auch wenn billigere No-Name-Ersatzprodukte auf den ersten Blick reizvoll erscheinen – auf Dauer tun Sie sich mit kompatiblen Tinten und Tonern keinen Gefallen: Möglicherweise leidet die Qualität der Druckerzeugnisse, der Drucker erkennt die Tinte, bzw. den Toner nicht, die Reichweitenangaben sind nicht mehr korrekt. Dokumente bei denen das Druckergebnis den Nutzer qualitativ nicht überzeugt, werden häufig ein weiteres Mal gedruckt. Manchmal wird auch der schlecht funktionierende Toner, bzw. die Tinte einfach ausgetauscht und nicht leergedruckt. Häufigere Reparaturen werden nötig und die Lebensdauer der Geräte verkürzt sich. Original-Tinte und -Toner sind also in jedem Fall die (auf lange Sicht) bessere Option. Druckt man interne Dokumente nur als „Entwurf“ und vermeidet bei Tintenstrahldruckern die Option „in Graustufen drucken“, spart man übrigens ziemlich viel Tinte ein.
Auch beim Papier sollte man auf Qualität setzen: Billigpapier hat meist eine hohe Saugkraft und schluckt unnötig viel Tinte. Fühlt es sich zudem recht rau an, kann es Fasern im Drucker hinterlassen, die die Abnutzung beschleunigen. Hochwertiges Papier hat eine geringere Saugkraft, verbraucht demzufolge weniger Tinte und schont den Drucker.

Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter

Kosten einzusparen funktioniert nur, wenn Ihre Mitarbeiter am gleichen Strang ziehen und von Ihnen auf das Thema Output-Management aufmerksam gemacht werden. Nur, wenn Ihre Mitarbeiter für die Thematik sensibilisiert sind, können sie nachhaltig mit dem Drucker umgehen. Als erster Schritt empfiehlt sich, die gesamten Druckkosten sichtbar zu machen, eventuell getrennt nach Abteilungen. So bekommen Mitarbeiter ein Gefühl für die Ausgaben und sehen beispielsweise, dass Abteilung X viermal mehr ausgedruckt hat als Abteilung Y – das spornt zum Sparen an. Außerdem kann man einen Verhaltenskodex vereinbaren wie beispielsweise interne Dokumente nur noch schwarz-weiß zu drucken oder prinzipiell Vorder- und Rückseite zu bedrucken. Auch personalisiertes Drucken ist eine gute Maßnahme zur Kostenreduktion: Indem der Mitarbeiter ein Dokument erst aus dem Drucker lassen kann, wenn er sich beispielsweise mit einer Chipkarte oder einem Code identifiziert hat, werden nur noch wirklich relevante Dokumente ausgedruckt. Das funktioniert auch mobil vom Handy oder Tablet aus. Obendrein garantiert personalisiertes Ausdrucken die Vertraulichkeit von Dokumenten und trägt so zur Sicherheit im Unternehmen bei.

Sie sehen: Professionelles Output-Management ist eine Chance für jedes Unternehmen. Ganz gleich ob Großunternehmen oder auch kleine und mittelständische Betriebe – alle können damit langfristig effizienter und effektiver wirtschaften. Kosten einzusparen und dabei nachhaltig zu agieren – das sind die Punkte, auf die es jetzt und auch in Zukunft ankommt.

 

Fotoquelle Titelbild: © Fotolia 2016/Syda Productions