Wie Sie Druckkosten sparen © Fotolia/contrastwerkstatt

Tipps, um Druckkosten zu sparen

Ganz gleich, wie viele Mitarbeiter Sie beschäftigen und in welcher Branche Sie arbeiten: Wie jedes andere Unternehmen können auch Sie auf einfache Weise Ihre Ausgabenbilanz verbessern, indem Sie Druckkosten reduzieren. Vielfach werden diese Ausgaben unterschätzt, doch wenn Sie sich bewusst machen, welche Summen jährlich für Positionen wie Papier, Toner oder Strom zusammenkommen, sehen Sie, dass an dieser Stelle jede Menge Einsparungspotenzial besteht, das viel zu selten ausgeschöpft wird. Und auch Anschaffung und Wartung verursachen Kosten.

Sie möchten wissen, wie Sie mit einfachen Mitteln und ohne qualitative Abstriche bares Geld sparen können? Im Folgenden finden Sie Tipps, um Ihre Druckkosten möglichst niedrig zu halten.

1) Druckkosten sparen durch Energiesparmaßnahmen

Strom ist teuer, weswegen jedes ertragsorientierte Unternehmen sich mit dem Thema Energiesparen beschäftigen sollte. Sowohl der Energieverbrauch des Druckers als auch der nachhaltige Umgang mit dem Gerät beeinflussen die Summe, die letzten Endes auf der Stromrechnung erscheint.

Energieeffizienz des Druckers

Achten Sie beim Kauf eines neuen Gerätes auf seine Energieeffizienz und wählen Sie ein Produkt, das als besonders energiesparend gekennzeichnet ist. Insbesondere, wenn Sie den Drucker häufig in Betrieb haben, spielt dieser Umstand eine wesentliche Rolle. Drucken Sie hingegen nur sehr selten oder möchten Sie sich kein neues energiesparenderes Gerät anschaffen, sollten Sie zumindest darauf achten, den Drucker in Ruhezeiten auszuschalten oder bestenfalls sogar ganz vom Strom zu nehmen.

2) Druckkosten sparen durch eine Reduktion des Druckerpapier-Verbrauchs

Zum Drucken benötigen Sie Papier – und dessen Anschaffung kann auf Dauer kostenintensiv sein. Aus diesem Grund sollten Sie sich fragen, welches Papier Ihren Anforderungen am ehesten entspricht. Geht es um interne Ausdrucke, reicht oftmals Recycling-Papier, wohingegen offizielle Dokumente höherwertiges Papier erforderlich machen. In beiden Fällen können Sie Druckkosten sparen, indem Sie möglichst viele der folgenden Tipps beachten.

a) Beidseitig drucken

Viele Drucker, insbesondere professionelle Office-Drucker, haben die sogenannte Duplex-Funktion. Diese ermöglicht das unkomplizierte beidseitige Bedrucken bei automatischem Papiereinzug. Nutzen Sie diese Option, wann immer es Ihnen möglich ist, denn bei konsequentem Vorgehen können Sie Ihre Ausgaben für Druckerpapier auf diese Weise um bis zu 50 Prozent reduzieren.

b) Druckbereich festlegen

Insbesondere bei Excel-Dateien ist es wichtig, den Druckbereich vorab zu definieren und auf die Papiergröße abzustimmen, um unnötige Ausdrucke zu vermeiden. In der Druckansicht können Sie am Bildschirm prüfen, wie das Ergebnis später aussehen wird. Oft hilft es auch, von der Hoch- in die Querformat-Ausrichtung zu wechseln, um den Platz auf dem Papier optimal auszunutzen.

c) Zu druckende Seiten manuell auswählen

Wählen Sie bei Word- oder PDF-Dateien die Seiten, die Sie drucken möchten, manuell aus. Häufig gibt es farbige Titelseiten, die zwar viel Tinte oder Toner benötigen, aber in der Regel nicht von Bedeutung sind. Gleiches gilt bei Internetseiten für das Impressum oder mögliche Anhänge.

d) Zwei Seiten auf ein Blatt drucken

Wenn Sie lediglich Text ausdrucken wollen, der in gut lesbarer Schrift geschrieben ist, bietet sich das Drucken von zwei Seiten auf einem Blatt an. Dadurch reduziert sich der Papierverbrauch, und die damit einhergehenden Druckkosten werden automatisch geringer.

e) Kleinerer Schriftgrad

In vielen Fällen reicht zum Lesen eines einfachen Dokumentes auch ein kleinerer Schriftgrad aus. So können Sie erheblich mehr Text auf einem Blatt drucken und sparen somit gleich doppelt: Tinte und Papier. Stellen Sie die Schriftgröße daher vor dem Ausdrucken manuell ein, aber vergessen Sie nicht, diesen Schritt nach dem Druckvorgang wieder rückgängig zu machen.

f) Papier mit geringer Saugkraft

Verwenden Sie hochwertiges Papier mit geringer Saugkraft. Wenn Sie in den Druckereinstellungen einen sparsamen Tintenverbrauch festlegen, können Sie auf diese Art und Weise dennoch qualitativ hochwertige Ausdrucke erlangen.

3) Druckkosten sparen durch maßvollen Umgang mit Tinte oder Toner

Auch im Umgang mit Tinte und Toner lassen sich Druckkosten reduzieren, wenn bestimmte Regeln beachtet werden. Folgende Maßnahmen, die einfach umsetzbar sind, können sich bereits nach kurzer Zeit in Ihrer Kostenbilanz bemerkbar machen:

a) Als Entwurf drucken

Drucken Sie interne Dokumente als Entwurf, denn oftmals reicht diese Qualitätseinstellung schon aus, um Ihren Erwartungen gerecht zu werden. Grafiken sind damit meistens gut zu erkennen, und bei reinen Text-Ausdrucken ist die Lesbarkeit in jedem Fall gewährleistet.

b) Nicht in Graustufen drucken

Bei Tintenstrahldruckern gilt: Nicht in Graustufen drucken! Entgegen landläufiger Erwartungen ist das Drucken in Graustufen ungeeignet, um Druckkosten zu sparen. Denn um die Graustufen zu erhalten, werden alle Farben übereinander gedruckt, was den Tintenverbrauch sogar erhöht! Drucken Sie daher lieber im Entwurf-Modus in Farbe oder stellen Sie sicher, dass keine Farbpatronen eingelegt sind, um möglichst sparsam drucken zu können.

c) Drucker mit einzelnen Farbpatronen kaufen

Kaufen Sie Drucker, die mit einzelnen Farbpatronen bestückt werden können. Insbesondere, wenn Sie eine Farbe vermehrt nutzen, müssen Sie dann nicht die gesamte Patrone wechseln, wenn eine Farbe leer ist, sondern können individueller auf Ihren Bedarf eingehen. Dies wird Ihnen ebenfalls dabei helfen, Druckkosten zu sparen. Tipp: XL-Kartuschen bieten meist ein günstigeres Preis/Seiten-Verhältnis als normale Patronen.

d) Verbrauchsmaterial bewusst austauschen

Tauschen Sie Verbrauchsmaterialien wie Tintenpatronen oder Toner erst dann aus, wenn die Ausdrucke eine merklich schlechter werdende Qualität aufweisen. Viele Druckermodelle zeigen erste Warnmeldungen oft schon früh an.

e) Gehen Sie keine Kompromisse ein

Vermeiden Sie Ausfallzeiten und zusätzliche Kosten durch erneutes Drucken oder Druckerstörungen, indem Sie auf hochwertige Tinten und Toner der Originalhersteller setzen. Produkte von Drittanbietern können Probleme hinsichtlich der Zuverlässigkeit bereiten, wie beispielsweise schlechtere Qualität, kürzere Lebensdauer oder unzutreffende Reichweitenangabe.

f) Drucker mehrfach installieren

Mit einem kleinen Trick können Sie bereits bei der Installation des Druckers dafür sorgen, dass er zukünftig nachhaltiger arbeiten kann. Installieren Sie das Gerät dafür einfach ein zweites Mal auf Ihrem PC oder in Ihrem Netzwerk. Legen Sie nun für jeden installierten Drucker einfach verschiedene Standardkonfigurationen fest. Beispielsweise können Sie ein Gerät auf hochwertige Druckergebnisse einstellen und das andere mit „Spareinstellungen“ versehen. So können Ihre Mitarbeiter vor dem Drucken einfach zwischen zwei Optionen wählen.

4) Druckkosten sparen durch Mitarbeiterschulungen

Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter für die Thematik, damit jeder Nutzer verantwortungsbewusst und nachhaltig mit dem Drucker umgehen kann. Bestenfalls geben Sie Ihrem Team unsere Checkliste an die Hand, auf der die wichtigsten Kriterien zum sparsamen Umgang mit Druckern aufgeführt sind.

5) Druckkosten sparen durch verbesserte Prozesse

Ein oftmals vergessener Punkt bei der Optimierung von Druckkosten sind die Personalressourcen, die mit der Beschaffung von Druckermaterialien wie Tinte, Toner, Papier und anderen Verbrauchsmaterialien in Verbindung stehen. Auch Reparaturen und Wartungen können die Druckkosten schnell erhöhen, sodass das Umsetzen eines Managed Print-Konzepts je nach Nutzungsverhalten sehr sinnvoll sein kann. Lassen Sie sich beraten, was für Sie günstiger ist: die Anschaffung von Geräten und der Einzelbezug von Verbrauchsmaterial oder ein reines Verbrauchsmaterial-Versorgungskonzept oder vielleicht der All-Inclusive-Service mit verbrauchsabhängiger Abrechnung pro Seite.

Wenn Sie sich an die genannten Kriterien halten, können Sie sicherstellen, dass Sie mit minimalen Druckkosten wirtschaftlich arbeiten und zugleich die Umwelt durch nachhaltiges Verhalten schonen.

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