Welcher Drucker ist der Richtige für Ihre individuellen Bedürfnisse?

Druckkosten sind in jedem Unternehmen – vom kleinen Einmann-Betrieb bis hin zum Großkonzern – ein Thema, denn trotz Digitalisierung und papierlosem Büro kommt kaum jemand um die Anschaffung eines Druckers herum. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass Sie sich von vornherein informieren, welche Geräte für Ihre individuellen Bedürfnisse geeignet sind.

So treffen Sie die optimale Entscheidung

Das Angebot ist so vielfältig, dass es sinnvoll ist, sich vor dem Kauf über die eigenen Anforderungen und Gegebenheiten Klarheit zu verschaffen. Denn wo dem einen Unternehmen mit der Anschaffung eines Multifunktionsgeräts (MFP) deutliche Einsparungen winken, lohnt sich beim anderen eher die Inanspruchnahme eines Druckkonzepts mit Full-Service-Angebot, um langfristig Kosten im Büro zu sparen.

Bei Ihren Überlegungen zur Neuanschaffung eines Druckers sollten Ihre individuellen Bedürfnisse in jedem Fall im Vordergrund stehen. Überprüfen Sie deshalb anhand folgender Fragen, welche Kriterien für Sie beim Druckerkauf relevant sind:

• Wie viele Personen benötigen den Drucker?
• Wie häufig drucken Sie?
• Wo stehen Ihre Drucker?
• Was drucken Sie?
• Drucken Sie farbig oder schwarz-weiß?
• Benötigen Sie Papier von unterschiedlicher Qualität?
• Muss Ihr Drucker auch scannen, kopieren und faxen können?
• Wie ist die Beschaffung von Druckmaterialien organisiert?
• Wer kümmert sich um Wartung und Reparaturen Ihrer Geräte?

Anhand Ihrer Antworten können Sie nun beurteilen, welcher Drucker am besten für Sie geeignet ist.

Nutzerzahl pro Drucker

Wenn viele Mitarbeiter Ihre Drucker nutzen, bieten sich in der Regel große professionelle Multifunktionsgeräte an, die mit ausreichend Toner und Papier bestückt werden können, um ständiges Nachfüllen zu vermeiden. In der Regel bieten diese Drucker auch die Möglichkeit, gescannte Dokumente direkt an eine E-Mail-Adresse zu versenden, sodass jeder Mitarbeiter wichtige Dokumente ohne Weiteres digitalisieren kann.

Bei geringer Nutzerzahl oder an Standorten mit wenig Platz reichen oftmals bereits kleine Geräte aus, die auch für den Privathaushalt geeignet sind. Hinsichtlich ihres technischen Könnens stehen Sie den Multifunktionsgeräten in der Regel in nichts nach – abgesehen davon, dass die Verbrauchsmaterialien verhältnismäßig häufig nachgefüllt werden müssen.

Nutzungsfrequenz des Druckers

Drucken Sie häufig oder eher selten? Achten Sie auf das vom Hersteller empfohlene monatliche Druckvolumen. Erwägen Sie auch den Einsatz von leistungsstarken HP PageWide Druckern.

Vergleichen können Sie das mit dem Kauf eines Autos. Wenn Sie nur wenig fahren, lohnt es sich nicht, in ein teureres Dieselfahrzeug zu investieren, da die Benzinkosten zwar höher sind, bei einer Fahrleistung unter 15.000 km pro Jahr allerdings nicht genug ins Gewicht fallen, um die Anschaffung zu rechtfertigen. Aus diesem Grund ist es wichtig, sich vor dem Kauf eines Druckers über das eigene Nutzungsverhalten Klarheit zu verschaffen.

Standort des Druckers

Je nachdem, wo Ihr Drucker steht, können unterschiedliche Kriterien eine Rolle spielen, an die Sie im ersten Moment vielleicht gar nicht denken. Von Mitarbeitern wird es oftmals als störend empfunden, wenn sich die Geräte in unmittelbarer Nähe ihrer Arbeitsplätze befinden und ständig in Gebrauch sind. In diesem Fall sollten Sie darauf achten, leise Geräte zu kaufen, damit Ihre Mitarbeiter während der Druckvorgänge nicht gestört werden. Haben Sie hingegen einen separaten Drucker-Raum, ist dieses Kriterium irrelevant.

Ein weiterer Punkt ist der Platzbedarf, denn Sie müssen genügend Platz haben, um große Multifunktionsgeräte unterzubringen. Wenn Sie auf engem Raum arbeiten, empfiehlt es sich eher, auf kleinere Arbeitsplatzgeräte oder Abteilungsdrucker zurückzugreifen, die sich platzsparend auf Tischen oder Unterschränken platzieren lassen.

Art der Ausdrucke

Natürlich ist auch relevant, welche Art von Ausdrucken Sie benötigen. Je nach Abteilung können die Präferenzen hier sehr unterschiedlich ausfallen. Beispielsweise unterscheidet sich der Anspruch der Geschäftsleitung beim Ausdruck von Geschäftskorrespondenz signifikant vom Ausdruck von Versanddokumenten in der Logistik.

Auch wird die Marketingabteilung stellt ganz andere Anforderungen an die Farbqualität ihrer Ausdrucke stellen als die Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung, bei denen es oftmals nur um das Drucken schwarz-weißer Dokumente geht. Hier könnte schon ein Standarddrucker ausreichen. Ist bei Ihnen aber das Work-Flow-Management wichtig, dann sollte die Wahl auf geeignete Multifunktionsgeräte fallen.

Farbig oder schwarz-weiß drucken

Für den Fall, dass Sie viel in Farbe drucken müssen und demzufolge einen geeigneten Farbdrucker suchen, empfehlen wir Ihnen bei Ihrer Wahl neben den Farblaserdruckern auch die bei den Folgekosten besonders günstigen HP PageWide Geräte. Diese drucken nicht nur schnell und kostengünstig, sondern bieten auch alle Ausstattungsmerkmale von Farblaserdruckern.

Papierqualität

Ermitteln Sie firmenintern, zu welchem Zweck bei Ihnen in der Regel gedruckt wird. Geht es um interne Dokumente, Briefe an Kunden oder gar um Zertifikate und Zeugnisse? Von Ihrer Antwort auf diese Frage hängt auch die Papierqualität ab. Wenn Sie hauptsächlich interne Dokumente drucken, bei denen die Optik keine maßgebliche Rolle spielt, empfiehlt sich beispielsweise die Verwendung von einfachem Officepapier, um Umwelt und Geldbeutel zu schonen. Firmenbriefpapier lässt sich einsparen, wenn der Drucker die Informationen des Briefkopfes einfach im Bedarfsfall mitdruckt.

Multifunktionalität des Druckers

Müssen Sie nur drucken oder benötigen Sie auch Scanner, Kopierer und Faxgerät? Moderne Multifunktionsgeräte können heutzutage so ziemlich jeder Anforderung gerecht werden, allerdings sollten Sie sich vor der Anschaffung fragen, ob Sie ein solches Gerät wirklich benötigen.

Die Vorteile des Alleskönners liegen auf der Hand, allerdings sollten Sie auch bedenken, dass diese Drucker aufgrund ihrer Größe verhältnismäßig viel Platz benötigen.

Logistik für Drucker-Verbrauchsmaterialien

Wie steht es um Ihre Mitarbeiterkapazitäten hinsichtlich der Beschaffung von Druckmaterialien? Gibt es bei Ihnen eine verantwortliche Person, die dafür Sorge trägt, dass Tinte, Toner oder Papier jederzeit in ausreichender Menge zur Verfügung stehen, sodass Material-Engpässe ausgeschlossen sind?

Versichern Sie sich, dass es einen Verantwortlichen gibt, der sich darum kümmert, oder lagern Sie diese Aufgaben an einen externen Dienstleister aus. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass es zu keinem Zeitpunkt an Nachschub mangelt, damit Ihre Mitarbeiter ihre wertvolle Arbeitszeit nicht mit der Suche nach Papier oder der Auswahl von Druckerpatronen verbringen müssen, die auf andere Weise schneller und reibungsloser organisiert werden könnten.

Instandhaltung der Drucker

Angenommen, eines Ihrer Geräte ist defekt: Haben Sie vorgesorgt, um im Fall der Fälle schnell und unkompliziert  den defekten Drucker instand setzen zu lassen? Hierfür empfiehlt es sich beim Kauf des Druckers eine Garantieerweiterung mit individueller Laufzeit hinzuzunehmen.

Wissen Sie jetzt, welcher Drucker der Richtige für Ihr Büro ist?

Prüfen Sie vor der Anschaffung genau Ihre individuellen Voraussetzungen und ermitteln Sie anhand der hier aufgeführten Kriterien, auf welche Art Sie Ihre Kosten minimieren können. Vom kleinen Tintenstrahldrucker bis hin zum leistungsstarken Multifunktionsgerät gibt es für jeden Bedarf die optimale Lösung. Nutzen Sie unsere kostenlose Checkliste, die wir Ihnen zusenden, wenn Sie sich hier eintragen.

Konsultieren Sie im Zweifel Ihren Drucker-Spezialisten SoftExpress und lassen Sie sich beraten, um ein für Ihre Bedürfnisse passendes Angebot zu erhalten. Wenn Sie die Anschaffung schon hinter sich haben, finden Sie konkrete Spartipps rund um das Thema Drucken in unserem Blogbeitrag „Tipps, um Druckkosten zu sparen“.

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